logga

 

 

transparent
transparent transparent transparent transparent transparent

Scenario

På golbanan är "mark under arbete" (MUA) är ett område som tävlingsledningen har markerat och sedan utfärdat en regel som förbjuder spel därifrån. Exempel på sådana områden kan vara jordfasta stenar, skador i bunker, myrstackar m.m. Om din boll hamnar där får du fri dropp för att spelet ska bli rättvist.

Realisera visionen

Om andra företag i din bransch har en bättre position på marknaden (golfbanan) än ditt företag (som råkat hamna i MUA) skulle du inte som företagare (golfare) se till att få fri dropp för att konkurrera på samma villkor?

Om din verksamhet fungerar sämre än dina konkurrenters slår du från underläge. Vi erbjuder ditt företag en makeover som ger ett betydligt bättre utgångsläge.

  1. Tillsammans markerar vi ett område som mua. Det kan vara hela eller en del av verksamheten.
  2. Vi gör en makeover på området, dvs. ser över arbetsrutinerna och diskuterar alternativa arbetssätt.
  3. Vi inför it-stöd för att få en bättre fungerande verksamhet som ger tid över till att utveckla affärer.

1. MUA − omfattningen på uppdraget

Omfattningen på uppdraget beror av företagets storlek och hur området avgränsas:  Funktionellt och it-mässigt.

Nästan alla företag med upp till 10 medarbetare, lär ha en PC med Microsofts Officepaket. Många behöver bli bättre på att använda it-verktygen för att kunna jobba effektivare. Så gott som alla företag är beroende av it-stöd för att kunna driva en effektiv och konkurrenskraftig verksamhet.

Vi arbetar efter en modell, en s.k. differentieringskarta. Företagsledningen bedömer enskilda system, tillämpningar eller processer för att bestämma hur strategiskt viktiga de är

  • vilka utgör kärnan i företaget
  • vilka är nödvändiga i branschen
  • vilka stöd finns som också finns hos alla andra företag

Därefter bedöms företagets position jämfört med konkurrenterna utifrån kriterierna bättre (marknadsledande), likvärdig (typisk i branschen) eller sämre. Kartan ger en bild av vad som är strategiskt differentierande och vad som är strategiskt neutralt. Bilden kan användas för att diskutera i vilken riktning man vill förändra sig, inom respektive process eller tillämpning. Övningen är lätt att genomföra och leder ofta till mycket givande diskussioner och till en förbättrad insikt i vad som är strategiskt och inte.

2. Makeover

När alla i företaget är klara över vilket område som är MUA går vi tillsammans med varje berörd medarbetare igenom arbetsuppgifter, dokument och arbetsrutiner. Här jobbar vi också efter en modell. Vi "städar skrivbord", tömmer inkorgen och organiserar allt materialet efter vad det är dvs. tar ställning till om något ska vidtas, delegeras, skjutas upp, arkiveras eller slängas.

När vi har organiserat våra "synliga" dokument går vi över till PC:n. Vi städar PC:ns skrivbord, går igenom e-posten med bilagorna på motsvarande sätt. Vi tar ställning till vilka digitala dokument som ska arkiveras, delegeras eller slängas och organiserar resterande i mappar, vissa gemensamma för företaget. Vi kollar hur medarbetaren skyddar sin dator mot intrång och virus.

Nu vi har kartlagt arbetssätt, gemensamma dokument, vilka it-verktyg som används och hur Microsofts Officepaket utnyttjas. Under arbetets gång har vi föreslagit alternativa arbetssätt och talat om vikten av ostyckad tid för större mer sammanhängande arbetsuppgifter. Vi har pratat om att vi vissa dagar känner oss fulla av energi, redo för kreativa uppgifter medan andra känns litet motiga, då vi med fördel kan ta oss an rutinmässiga arbetsuppgifter. Vi har skrivit ut etiketter och register till pärmar och skapat mallar för olika dokumenttyper.

3. Fri dropp − inför IT-stöd

Hälften är vunnet när medarbetarna har fått kontroll över sin tid och överblick av vad som är i "pipeline". Med mer tid och ett mer effektivt arbetssätt brukar alla vara med på noterna och större gemensamma förändringar kan ta vid.

Med fler och bättre IT-stöd kan du frikoppla ytterligare resurser och denna gång till affärsverksamheten.

Låt oss förverkliga dina visioner

Bill Gates skriver i sin bok Vägen till framtiden: "Eftersom de mest effektiva företagen har en fördel gentemot sina konkurrenter har företagen incitament att ta till sig teknologier som gör dem mer produktiva" och det lilla företaget kan följaktligen konkurrera mer effektivt med "de stora grabbarna".

IT Makeover bevakar Microsofts satsning på småföretag. Vi samlar in, analyserar, strukturerar och bearbetar information för att passa dina syften. Allt dokumenteras på ett lättillgänglig, sökbart och begriplig sätt. Du kan fatta väl underbyggda beslut och vi erbjuder hjälp att snabbt komma igång med ditt nya it-stöd.

 

  

 

 

 

kgk

IT Makeover Sweden, Missionsgatan 31, SE-29631 ÅHUS brevikoninfo@itmakeover.se